CR d'Assemblée Générale du 28 janvier 2020

Veuillez trouver ci-dessous le compte-rendu de l’assemblée générale de l’ALESCAA qui s’est tenue le 28 janvier 2019

L’ordre du jour était le suivant :

  • Bilan moral et financier des sections
  • Bilan moral et financier 2019 de l’association
  • Objectifs et prévisionnel 2020 de l’association
  • Calendrier 2020
  • Election du bureau et du CA
  • Questions diverses

Début de séance à 20h15.

La participation est de 19 bénévoles, dont 11 membres du Conseil d’Administration (sur 13).

16 personnes avaient le droit de vote.

Le vice-président était absent, et excusé car en voyage aux USA pour les 100 ans de sa mère.

BILAN DES SECTIONS

 

  • Cyclo : 14 adhérents, dont une femme pour la première année

Le groupe poursuit son activité et se réunit deux fois par semaines pour des sorties. Les activités (100 Km Fédéral et Randonnée de la vallée d’Eure) sont reconduites pour cette année. Le binôme constitué du président et du trésorier œuvrant depuis 15 ans, ils ont annoncé souhaiter passer la main. Ils ont approché un de leurs adhérents pour prendre leur suite et attendent sa réponse. Le point sera fait lors de l’AG de septembre. A défaut de repreneur, la section pourrait être fermée.

La section recevra à la salle d’activités le CODEP de la fédération cyclo. Elle demande si un membre du bureau peut venir présenter l’association à cette occasion.

Le bilan financier au 31/12/2019 n’a pas pu être présenté par la section pour défaut d’intégration des subventions. Le trésorier de l’ALESCAA se rapproche de celui de la section pour clarifier la situation.

  • Tennis de Table : 16 adhérents

Le club n’ayant plus d’encadrant technique, il est contraint à réduire son effectif en stoppant le groupe loisir à destination des jeunes. De ce fait, il ne présente plus que 3 équipes départementales au lieu de 4 (dont une de niveau régional en collaboration avec Gravigny qui s’arrête aussi).

Les achats prévus cette année sont des tenues et un PC pour gérer les inscriptions aux compétitions (investissement à transférer à l’ALESCAA selon les statuts car supérieur à 300 €).

Une demande de subvention a été faite à l’ALESCAA à hauteur de 1 600 € pour équilibrer le budget 2020.

Le bilan financier a dégagé un bénéficiaire de 921,68 €.

  • Les 2 Mains Gauches : 6 adhérents

La section continue à participer à des marchés et à se rendre à des expositions, mais aussi à organiser la bourse aux jouets et à la puériculture. Cette année, elle se tiendra le 18 octobre.

Le bilan financier au 31/12/2019 est déficitaire de 457,39 €, principalement du fait d’achats.

La trésorerie permet d’absorber ce déficit.

  • En voiture Simone : 7 adhérents

Pour rappel, EVS est une section très orientée vers l’animation des loisirs principalement pour le jeune public d’Autheuil-Authouillet (enfants et ados). La situation à ce jour est qu’il y a une rupture entre EVS et « l’école » du fait du manque
de participation à la fois des parents et de l’équipe enseignante. De ce fait, il a été décidé de ne plus organiser la kermesse (sans refuser d’aider ceux qui souhaiteraient l’organiser), et il se pose la question de la poursuite de la section qui est de taille plus facile à approcher que l’ALESCAA. Par contre, tout le monde est conscient que cela ferait un vide dommageable à la dynamique du village auprès des plus jeunes.

En conséquent, quid du maintien des manifestations qui ont du succès : le loup-garou, l’enquête party, la sortie dans un parc ? Dans quelle mesure l’ALESCAA pourrait reprendre à sa charge ces manifestations ?

Ces questions seront abordées lors d’un conseil extraordinaire de l’ALESCAA avec EVS (date à définir sur le 1° semestre 2020).

Le bilan au 31/12/2019 montre un déficit de 361,21 €.

EVS envisage d’organiser une tombola lors de la foire à tout pour préparer le financement des activités qui seront maintenues par la suite.

 

BILAN MORAL DE L’ALESCAA

L’année 2019 a permis de corriger deux frustrations de 2018 :

  • En revenant à un nombre d’exposants plus conforme lors de la Foire à Tout (de 153 exposants en 2018 à 219 en 2019),
  • Et en réussissant à co-organiser l’inter-villages avec ECLA

La distribution des jouets et livres a aussi été repensée avec un succès appréciable.

Par contre, nous n’avons pas mené au bout les achats prévus en AG ou en cours d’année :

  • La remorque-frigo qui pourrait nous faciliter les manutentions,
  • La 3° tonnelle parapluie nécessaire pour le 13 juillet (4x4m = 983 € HT – Trigano collectivités).

Est venue aussi la question de faire l’acquisition de matériel SONO.

 

BILAN FINANCIER ET PREVISIONNEL DE L’ALESCAA

¤ Bilan des manifestations : 3 797,93 €

¤ Subvention de l’école pour une activité sportive (JUDO) : 1 200 €

¤ Frais de fonctionnement : 493,47 €

¤ Investissements : 702,29 €

¤ Intérêts financiers : 20,93 €

¤ Stock en cave au 31/12/2017 : 1 064,07 €

¤ Fond de caisse au 31/12/207 : 290,79 €

Ce qui donne un résultat hors sections de 2 466,24 €

Le bilan des sections n’ayant pu être défini clairement, le résultat global ne peut être qu’estimé à ce jour de l’ordre de 1 900 €.

Le bilan financier 2019 a été proposé au vote et validé par 16 voix exprimées sur 16.

Le prévisionnel 2020 pour l'ensemble des sections et l'association a été présenté.

Les éléments notables sont les suivants :

  • Demandes de subventions de 1 600 € pour la section Tennis de Table.
  • Investissements :

ü  une remorque frigo (d'occasion) pour remplacer les frigos (3 000 €)

ü  une tonnelle supplémentaire (1 200 €)

ü  du matériel de sonorisation (à définir plus précisément lors de la fête de la musique – 1 000€)

Ce qui l’amènera à présenter un déficit en fin d’année, qui sera absorbable par la trésorerie de l’association qui recouvre à ce jour l’équivalent d’une année de dépense globale.

Le prévisionnel 2020 a été approuvé par 15 voix pour et une abstention, sur 16 votes exprimés.

 

CALENDRIER ET OBJECTIFS 2020

 Le calendrier des manifestations et des réunions de 2020 est consultable sur le site www.alescaa.fr.

Les objectifs pour l’année 2020 sont les suivants :

  • Accompagner En Voiture Simone dans ses choix d’orientations (réunion spécifique à organiser)
  • Organiser la fête de la musique le 20 juin 2020
  • Faire (ou pas) la « Food Court » lors de la FAT (débat à la première réunion FAT)
  • Faire le contrôle de conformité des barnums
  • Déposer les nouveaux statuts
  • Ajouter une réunion du bureau en tout début d’année pour mieux préparer l’AG

ELECTION DU BUREAU ET DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Avant de procéder à l’élection des membres du CA, il a été rappelé les qualités et droits (d’expression, de vote…) des membres selon qu’ils soient actifs, occasionnels ou adhérents (sections). Une liste des membres actifs et occasionnels a été présentée à la lecture de l’ensemble des présents.

Puis, dans le même esprit, il a été rappelé les rôles du conseil d’administration et du bureau.

L’ensemble des membres du CA et du bureau souhaitant poursuivre leurs engagements, et personne ne se présentant pour compléter l’équipe, le bureau de l’association reste le suivant :

Président : François GAULTIER

Vice-Président : Vahram SERAIDARIAN

Trésorier : Marceau DIARD

Trésorier Adjoint : Vaquant

Secrétaire : Arnaud FISCHER

Secrétaire Adjointe : Florence GIRARD

Membre : Isabelle ROGRON

Les membres du conseil d’administration sont les mêmes qu’en 2019.

Le Conseil d’Administration et le bureau ont été votés par 16 voix favorables sur 16 voix exprimées.

 

QUESTIONS DIVERSES

Un seule point a été apporté à l’occasion des questions diverses : la préparation de ma relève au poste de président de l’association.

Etant en poste depuis 2013 (donc pour la 8° année), et souhaitant récupérer du temps pour moi, j’ai exprimé le souhait de passer le relai progressivement en délégant et accompagnant le pilotage des manifestations (hors FAT dans un premier temps), puis celui de l’association. Pour cela, je suis en train de rédiger des fiches de conduite des manifestations et de l’association avec tous les points à traiter, et les calendriers spécifiques.

 

La séance a été levée à 22h45, et poursuivie par la traditionnelle galette des rois.

 

François GAULTIER 

Président de l’ALESCAA 

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