Compte-rendu des réunions du 15 juin 2017

Compte-rendu des réunions du 15 juin 2017

Veuillez trouver ci-dessous le compte-rendu des réunions de l’ALESCAA qui se sont tenues le 15 juin 2017.

L’ordre du jour était le suivant :

¤ Bilan FAT

¤ Bilan des 40 ans

¤ Préparation du 13 juillet

¤ Intervillage

1° sujet : Bilan FAT

Bon bilan moral : FAT maîtrisée, sans tension avec les exposants, ni soucis majeur à part la circulation des voitures suite à de mauvais comportements.

Ce qui incite à penser qu'il faut faire un effort pour trouver des parkings plus proches de la FAT.

Pour ce qui est bénévoles, ce n'est pas un secret que de dire qu'il y a eu beaucoup d'absents du fait des vacances scolaires.

Par contre, ceci a été l'occasion de solliciter 4 bénévoles d'ECLA (Ecardenville) et donc de renforcer notre collaboration.

La satisfaction vient aussi des adolescant qui se sont fortement impliqués, dès le samedi pour certains.

Il a été convenu que pour les remercier et encourager à poursuivre, l'ALESCAA leur offre une soiré Laser Game (prévue sur septembre).

D'un point de vue financier, le bilan est bon car la 40° édition se place au 3° rang des résultats sur les 14 dernières éditions avec des dépenses stabilisées et maîtrisée depuis quelques années.

Pour ce qui est des statistiques, la fréquentation de cette 40° édition se place au même niveau que les autres FAT ensoleillée (221 exposants hors manèges).

On notera tout de même qu'il y a eu peu de désistements (22), et beaucoup d'inscriptions le dimanche (49).

Le nombre d'inscription par internet augmente pour passer de 13% en 2016 à 35% cette année.

Les points d'améliorations à traiter pour 2018 sont :

¤ améliorer la visibilité et le fléchage des parkings

¤ Renforcer la déviation à Saint-Vigor, voir avec une présence ( et changement de direction pour Gaillon),

¤ Modifier la déviation à Ecardenville pour faire passer par les buissonets et non le cimetière d'Autheuil & faire un giratoire autour du quartier face à l'église.

2° Sujet : Bilan des 40 ans de l'ALESCAA

Le bilan est mitigé car, d'une part, l'organisation de la soirée a été très appréciée ; et d'autre part, la participation a été faible : seulement 46 présents.

En effet, le fait de sortir de notre cadre habituel, l'animation musicale ont été très appréciés.

Mais aussi, il y avait beaucoup d'absents, notamment du côté des sections à part En Voiture Simone qui est venue (en voiture bien-sûr).

Du côté financier, le budget de 2 000 € a été respecté à 15,34 € près. Ce qui est remarquable.

3° Sujet : Préparation du 13 juillet

¤ Tireuse à bière : réservée par Arnaud

¤ Lampions : achetés par Arnaud, y compris des modèles plus petits pour les plus jeunes

¤ SACEM / SPRE : déclaration à faire par François

¤ Autorisation de buvette : à faire par François

¤ Camions : Pas de disponibilité de celui de la mairie tant que Franck ne nous a pas rejoints, celui de Thierry Riou sera disponible à partir de 17h.

¤ Compteur électrique : faire demande d’ouverture à la mairie (François)

¤ Arrivée d’eau : faire demande à la mairie (François)

¤ Sono : le choix a été de solliciter Yann Colomb comme l’année dernière vu que la prestation avait été appréciée. Florence le contacte. Tarif, idem 2016 : 250 €.

4° sujet : Intervillage

Après concertation avec Jean-François (ECLA) qui avait aussi échangé avec Dominique (Ailly), il a été convenu que le retard pris dans la préparation de l'intervillage ne permettait pas d'envisager sereinement l'édition 2017. De ce fait, il a été convenu de repousser l'intervillage de 1 an. L'organisation reprendra dès cet automne afin d'être prêts pour l'été 2018.

De ce fait, nous (les présents lors de la réunion) avons décidé de maintenir la fête des sports.

Elle se tiendra le dimanche 17 septembre 2017.

L'activité du matin sera exclusivement une marche à pied afin de ne pas disperser les groupes et créer de temps d'attente le midi.

L'organisation du midi reste la même : apéro offert, repas sur réservation avec les tickets et les barbecues à disposition.

L'après-midi, nous nous concentrerons sur un concours de pétanque et des jeux pour les enfants.

Une réunion de préparation se tiendra le 7/9/2017 à 20h30.

François GAULTIER                                                                       Arnaud FISCHER

Président de l’ALESCAA                                                                Secrétaire de l’ALESCAA

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