Compte-rendu de réunion du 16 juin 2016

Ordre du jour :

  • Intervillage,
  • Bilans de la foire à tout,
  • Préparation des festivités du 13 juillet et de la fête des sports,
  • Information sur les statuts,
  • 1° échange sur les 40 ans de l'ALESCAA,
  • Vote du logo,
  • Questions diverses

Début de séance à 19h35.

La réunion s'est déroulée en deux temps :

¤ La première heure a été consacrée à l'Inter-village, avec des membres des associations avoisinantes,

¤ La seconde partie était prore à l'ALESCAA.

 

INTERVILLAGE :

L’objectif était de décider des grandes orientations pour le prochain inter-village : date, participation, organisation, village hôte, etc.

Etaient représentés les villages suivants : Ailly, Autheuil-Authouillet, Cailly, Chambray, Ecardenville, Fontaine Heudebourg et Heudreville. A noter l’absence de représentation de La Croix Saint Leufroy.

Après avoir présenté (rappelé) les grands principes des éditions antérieures, il a été convenu ce qui suit :

¤ Fréquence des manifestations : on reste sur un rythme d’une édition tous les deux ans,

¤ Date retenue pour la prochaine édition (après échanges sur le positionnement par rapport aux congés d’été et la rentrée scolaire) : le 26 Août 2017,

¤ Organisation de la journée : installation en matinée, jeux à partir de 14 h, repas du soir ensemble, puis bal (les deux premières manifestations avaient été suivies d’une animation musicale),

¤ Village hôte : l’association ECLA voit si elle peut solliciter le stade de Crèvecœur, faisant maintenant partie d’une même commune (CLEF).

La date retenue pour la prochaine réunion est le 15 septembre 2016 à 19h30 à Autheuil-Authouillet.

 

Bilan de la Foire à Tout :

Le climat ayant été particulièrement peu engageant (humide, froid et alerte orage dans l’après-midi), le nombre d’exposants et la fréquentation ont été inférieurs aux années précédentes. De ce fait, le résultat financier a aussi était inférieur et donc décevant.

Pour ce qui est des exposants, ils n’étaient que 193 exposants (hors forains) contre 220 en 2015. La différence a été le fait que nous n’avons pas occupé le parking de l’école, et il restait encore deux places libres.

Le bilan financier est un résultat de 5 126,08 € (recette : 8 234,40 €, dépenses : 3 108,32 €), ce qui place cette Foire à Tout à la troisième plus mauvaise foire depuis 2004.

 

A noter que pendant les 5~6 prochaines années, Pâques ne sera qu'au mois d'avril et plus en mars. Ce qui est encourageant.

 

Préparation des festivités du 13 juillet et de la fête des sports :

Concernant les festivités du 13 juillet, l’essentiel des actions administratives de préparations sont lancées ou en cours (ouverture compteur électrique, déclaration Sacem, Autorisation de buvette, Commande du feu d’artifice).

Il reste à faire l’inventaire des lampions, relancer le marchand de desserts, et trouver u remplaçant au prestataire de sono qui a arrêté son activité. Sur ce dernier point, nous avons convenu de proposer à Yann Coulomb de nous faire la prestation s’il est intéressé.

De son côté, Camille voit avec son gendre pour emprunter un de ces camions pour abriter la sono.

Comme chaque année, le RDV pour la mise en place des matériels est donné à 15h00 au local technique.

Concernant la fête des sports, étant donné qu’il y aura une réunion de préparation le 15 septembre, nous avons seulement convenu de prévoir des animations l’après-midi à l’attention des enfants.

Nous nous inspirerons des jeux réalisés à l’intervillage (en retirant les plus difficiles à mettre en place) et en ajoutant d’autres comme par exemple des lancer francs de basket.

Pour ces deux manifestations, du fait de la faible fréquentation à la réunion, il nous a été difficile d’évaluer le taux de présence des bénévoles. Nous avons absolument besoin de savoir qui pourra venir afin « d’adapter la voilure » en conséquence. Vous allez tous recevoir un mail afin de m’informer sur ce point pour les deux manifestations. Merci par avance d’y répondre.

 

Information sur les statuts :

Comme annoncé lors de l’assemblée générale, Marceau, Vahram et moi avons revu les statuts et le règlement intérieur afin de les adapter à la réalité de nos activités. C’est-à-dire que nous avons décrit le rôle des bénévoles qui n’existent pas dans nos statuts actuels qui ne prévoyaient que des loisirs au travers des sections, et pas la prise en charge de l’organisation des manifestations.

Nous en avons profité pour donner un petit rafraîchissement, et remettre chaque article à sa bonne place entre les deux types de documents. Nous prévoyons de finir notre travail début septembre.

Puis, nous suivrons le protocole prévu dans les statuts actuels qui prévoit un envoi aux membres du CA des documents pour lecture préalable, puis une réunion extraordinaire pour en débattre et voter.

A cette occasion, j’ai lancé un débat sur le nom de l’association en proposant de remplacer « Amicale Laïque » par « Animation et Loisirs ». Ces deux termes me semblants plus correspondre à la réalité de nos activités. Vous pouvez tous me retourner vos réactions et commentaires afin d’enrichir le débat.

 

1° échange sur les 40 ans de l'ALESCAA :

Dans un premier temps, j’ai rappelé le principe de cette manifestation : animation ou tous les bénévoles actifs et encadrants des sections, actuels et passé, sont invités à passer une soirée ensemble.

Il s’agit d’une soirée un peu plus « haut de gamme » ou l’ALESCAA participe aux frais, mais les invités aussi par le biais d’une cotisation d’entrée.

Pour illustrer, lors de la dernière édition, nous avions fait un repas à la salle des fêtes (servi par un traiteur), suivi d’une soirée dansante.

La participation en 2012 avait été de 68 adultes et 29 enfants, et les tarifs de 5€/enfant et 15€/adulte.

 

Nous avons convenu qu’il pouvait être plus sympa de sortir du contexte habituel (salle d’activités et repas avec animation musicale), pour nous orienter vers une sortie à thème. L’exemple du cabaret a retenu notre attention. Arnaud étudie cette voie pour nous donner des infos complémentaires. Lors de la prochaine réunion, nous envisagerons la constitution d’un groupe en charge de cette manifestation.

 

 

Vote du logo :

Après avoir regardé à nouveaux les présélections, nous avons convenu d’éliminer toutes les propositions avec trop de détails graphiques afin de garder le logo lisible dans tous les formats, et de nous inspirer de deux des propositions pour en construire une seule. Toutefois, en reprenant mes affaires pour rédiger ce CR, je me suis rendu que certains travaux étaient restés dans mon classeurs. Parmi ces travaux, un seul correspond au critère de « simplicité graphique » que nous avons convenu de garder. Je propose donc de constituer deux bases de maquettes et de vous les présenter au vote (voir mail à suivre).

L’objectif étant de pouvoir désigner les vainqueurs lors de la kermesse du 24 juin.

Merci à chacun de me retourner son choix de logo en réponse au mail spécifié ci-dessus

J’en ferai la synthèse et désignerai ainsi les vainqueurs.

Il a aussi été convenu d’offrir des bonbons à l’ensemble des élèves ayant participé, soit les deux classes de CE1/CE2/CM1 & CM1/CM2.

 

Questions diverses :

Trois sujets ont été abordés à cette occasion :

¤ Suite à la remarque (justifiée) de Florence concernant l’état de propreté de nos barnums, nous avons convenu de faire une opération de nettoyage de ceux-ci le vendredi 15 jullet à 15h. Nous pourrons profiter de cette occasion pour faire un peu de nettoyage du local technique en repoussant au fond les objets les moins utiles et évacuant les objets non utilisés et les organisant par manifestations.

¤ Marceau et Vahram nous ont fait part de leur souhait de relancer la soirée théâtre. Nous avons donné notre accord de principe pour étudier le sujet. Ils reviendront vers nous ultérieurement avec des éléments plus factuels pour convenions de la suite à donner.

¤ Arnaud a pris la parole afin de proposer un avant-projet qu’il avait en tête depuis pas mal de temps, mais suspendu suite à la création de la section En voiture Simone, pensant qu’il pouvait y avoir doublon. Son projet est d’organiser un voyage d’une journée vers un parc d’attractions (Astérix ou Disney). Il a fait des consultations, et propose que L’ALESCAA mette à disposition des habitants du village, un moyen de transport (bus) et des conditions de tarif préférentielles (tarif groupe) pour cette sortie. Il a été convenu que les enfants concernés n’étaient pas que ceux de l’école, mais aussi les adolescents. Chaque enfant devra être accompagné d’un adulte responsable, les membres de l’ALESCAA ne se positionnant pas comme accompagnateurs (au sens d’animateur de colonie par exemple).

Il a été proposé à Arnaud de poursuivre sa démarche et de se rapprocher de la section En voiture Simone afin de travailler ensemble si l’envie était partagée.

Aucune autre question n’étant à l’ordre du jour et personne ne demandant plus la parole, la séance a été levée à 22h50.

 

François GAULTIER                                                                       Arnaud FISCHER

Président de l’ALESCAA                                                                Secrétaire de l’ALESCAA

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