Compte-rendu de réunion du 22 septembre 2015

 Ordre du jour :

  • Bilan et retour d’expérience suite à l’intervillage
  • Décision sur demande de subvention de Tatiana
  • Création d’une nouvelle section
  • Information sur nos statuts et notre règlement intérieur
  • Site Internet : relance du concours de logo et retours d’avis sur le site
  • Démarrage du groupe « Arbre de Noël »
  • Questions diverses

BILAN ET RETOUR D’EXPERIENCE SUITE A L’INTERVILLAGE

Pour ce premier point à l’ordre du jour, nous avions invité les représentants des autres villages à se joindre à nous. Nous avons commencé par présenter le bilan économique de la manifestation tout en le comparant à celui de l’édition de 2010.

DEPENSES 12/09/2015 28/08/2010
Rodéo Sumo 979,00 954,41
Alimentaire et boissons 707,13 1330,42
Charbon de bois et gaz 44,85 62,30
APAC assurance 83,00 96,00
Toilettes 410,00 72,96
Accessoires de jeux 161,87 194,10
TOTAL 2385,85 2710,19
RECETTES 12/09/2015 28/08/2010
 Buvette (alimentaire et boissons) 1265,95 2828,10
TOTAL 1265,95 2828,10
SOLDE -1119,90 117,91

Malgré des dépenses maîtrisées, même s’il y a un surcoût / 2010 sur la location des toilettes, le résultat de cette année est un déficit de 1 119.90 €.

Nous pensons que l’explication vient de trois facteurs :
¤ la météo
¤ le fait d’avoir une équipe en moins donc moins de fréquentation
¤ le choix de la date (concurrence avec d’autres manifestations)
Nous relativisons ce déficit en le comparant à celui cumulé des manifestations que nous n’avons pas organisées cette année (canoë et fête des sports) qui était de l’ordre de 800 € en 2014.

Par la suite, nous avons fait le retour d’expérience de cette manifestation ou nous avons noté une vingtaine de points d’améliorations concernant les jeux, la gestion du planning, les catégories d’âges, l’organisation matérielle, etc.
Au final, nous avons convenu que l’aventure méritait d’être reconduite dans deux ans (voir trois) et que nous nous retrouverons en juin 2016 avec l’ensemble des associations (et éventuellement Chambray) pour reprendre l’organisation de la prochaine édition.

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DECISION SUR LA DEMANDE DE SUBVENTION DE TATIANA

Du fait que le projet n’a pas retenu l’attention de tous les partenaires sollicités par Tatiana, et qu’il n’était plus soutenable financièrement dans cette condition, j’ai informé l’ensemble des bénévoles qu’elle avait décidé de le reporter à une date ultérieure.

 

CREATION D’UNE NOUVELLE SECTION

Comme annoncé lors de la réunion du 23 juin, Anne Mesnil est venu présenté son projet de création d’une nouvelle section dont l’objet est d’organiser des manifestations à caractère festif, sportif, cultu-rel ou artisanal à l’intention des enfants d’Autheuil-Authouillet et de leurs familles, dans le but :
• d’apporter une aide aux projets pédagogiques, aux sorties scolaires et aux actions au bénéfice des
jeunes de la commune ;
• de créer un lien social et de la convivialité.
Ce projet est porté par un groupe de parents d’élèves bénévoles (pas nécessairement délégués des parents d’élèves) cherchant à se structurer afin de pérenniser leur action.

Le nom de la section n’est pas défini, et la proposition de bureau constituant est la suivante :
¤ Présidente : Anne Mesnil
¤ Trésorière : à confirmer
¤ Secrétaire : Delphine Dias

Après présentation de l’ensemble des éléments, dont le projet de statut, et avoir échangé sur la mise en relation avec les équipes enseignante et municipale, nous avons procédé au vote d’accord de principe d’accueillir ce projet comme section de l’ALESCAA.
Sur les quinze membres constituant le Conseil d’Administration, neuf étaient présents et se sont exprimé comme suit :
¤ 8 voix pour le projet
¤ 1 abstention
Par conséquent, le Conseil d’Administration donne son accord pour la création de cette nouvelle section, à la majorité absolue.

Félicitations aux membres de cette nouvelle section, qui doit maintenant finir la rédaction de ses statuts et organiser son calendrier pour cette année 2015 – 2016.

 

INFORMATION SUR NS STATUTS ET LE REGLEMENT INTERIEUR

L’association ALESCAA ayant été créée en 1977, avant sa fusion avec le Comité des Fêtes, et ayant évolué dans son mode de fonctionnement, j’ai demandé à la personne de la ligue de l’enseignement (fédération d’associations à laquelle nous sommes rattachés) spécialisée dans la rédaction des statuts de faire une lecture des nôtres ainsi que de notre règlement intérieur. Après l’avoir rencontré pour répondre à ses questions, elle m’a informé que nous avions les incohérences suivantes :
¤ Certaines de nos activités ne sont pas cadrées, notamment les activités hors sections,
¤ Certains points des statuts devraient plus être dans le règlement intérieur et réciproquement.
A cette occasion, j’ai aussi récupéré les coordonnées de contacts à la Préfecture pouvant aussi nous aider. Dans un premiers temps, j’ai fait vérifier que les documents en ma possession étaient bien complets. Il s’avère que depuis le dépôt des statuts initiaux en 1977, il n’y a eu qu’un seul avenant en février 2005 ayant pour objet principal d’inclure la notion de parité au sein de l’association.

Ayant rappelé qu’en cas d’accidents, ce sont nos statuts qui cadrent d’éventuelles enquêtes d’assurance, voir judiciaire si l’accident était grave, nous ne pouvons pas ne pas réagir en les corrigeant. Après appel à candidats pour constituer un groupe de travail sur ce sujet, Vahram et Marceau se sont portés volontaires. Nous allons donc nous réunir prochainement avec pour objectif de présenter le résultat à l’assemblée générale de janvier.

 

SITE INTERNET : RELANCE DU CONCOURS DE LOGO ET RETOURS D’AVIS

Etant donné qu’il s’agissait de la première réunion depuis la création du site, j’ai sollicité vos avis sur le site dans son état d’avancement actuel. Il en ressort qu’il est globalement apprécié (clair, attrayant) et reflète les activités de l’association. Quelques commentaires d’améliorations ont été apportés (ex : ajout des liens vers nos partenaires), mais qui ne remettent pas en cause sa présentation générale.
Nous avons aussi convenu de relancer le concours de logo, notamment en sollicitant les maîtresses des classes de CE et CM.

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Le groupe de travail s’étant interrompu pendant les congés d’été, nous avons convenu de le réactiver pour mener les actions restantes :
¤ Ajout de l’album photo,
¤ Création de la Newsletter,
¤ Formation à la mise à jour du site.

 

DEMARRAGE DU GROUPE « ARBRE DE NOËL »

Nous avons profité de cette réunion pour activer le groupe ayant pour mission de préparer l’arbre de Noël. Ce qui consiste principalement à sélectionner le spectacle, les jouets et les livres, en relation avec la commission animation de l’équipe municipale, partenaire de
Comme les années précédentes, Florence et Isabelle (dit « La Miche ») sont volontaires. Si d’autres personnes souhaitent nous rejoindre, merci de me le faire savoir.

 

QUESTIONS DIVERSES

Le club de Judo nous a fait part de son souhait d’utiliser le banc de musculation qui avait été acheté dans les années 80 sous réserve d’avoir l’autorisation d’en faire usage dans la salle de sport. Ayant pour la plupart oublié l’existence de ce banc, et souhaitant être cohérents avec notre position prise concernant les tatamis, nous avons convenu de leur céder ce banc sous réserve qu’il soit en état pour en usage en toute sécurité.

Marceau nous a fait part des différences de marges selon les types de boissons ou de sandwichs lors de nos manifestations. Mais aussi, il nous a apporté quelques éléments de comparaisons avec les tarifs pratiqués par d’autres associations en général. Nous avons convenu que le sujet méritait d’être étudier dans son ensemble, et que pour statuer sur notre nouvelle grille de tarifs, il devait nous présenter l’ensemble des éléments comparatifs. Ce qui sera fait, idéalement, lors de l’assemblée général de janvier.

Nous avons aussi abordé à plusieurs reprises lors de la soirée le sujet de l’intégration de nouveaux bénévoles. Il en ressort que le poids de nos habitudes (routines) lors de la mise en place de manifestation, et le fait que nous soyons un groupe soudé, sont deux points obstacles à l’intégration.
Nous devons être vigilants à ces points dans la recherche ou l’accueil de nouveaux bénévoles.

 

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