Compte-rendu d’assemblée générale du 12 janvier 2015

Veuillez trouver ci-dessous le compte-rendu de l’assemblée générale de l’ALESCAA qui s’est tenue le 12 janvier 2015. L’ordre du jour était le suivant :

    • Bilan moral de l’association,
    • Bilan financier de l’association (sections incluses) et approbation des comptes,
    • Renouvellement du bureau et du Conseil d’Administration,
    • Réflexion sur la viabilité de certaines manifestations,
    • Echange avec les associations de la vallée en vue de l’intervillage,
    • Site Internet : avancement,
    • Questions diverses.

BILAN MORAL

L’année 2014 a été une année mitigée avec des résultats parfois décevants et parfois encourageants.
Nous notons les points particuliers suivants :

    • Foire à Tout : la 37° édition s’est bien déroulée et a été l’opportunité d’exploiter le retour d’expérience de 2013 : plus de la moitié des remarques ont été considérées. L’accueil à la boulangerie a été apprécié à nouveau, même s’il reste à travailler sur le gain de temps à cette étape pour fluidifier la mise en place des exposants et apaiser les tensions.
    • Sortie canoë : nous avions changé de parcours (AA – Heudreville), mais cela n’a pas permis d’attirer plus de participants. A l’inverse, le nombre de participants est descendu en dessous de 30 personnes.
    • Vide-grenier : le (très) mauvais temps a fait chuter le nombre d’exposants à 15 courageux. Bravo à eux et aux bénévoles qui ont assuré la gestion de cette manifestation.
    • Fête des sports : Le retour au stade a été très apprécié, ce qui a eu pour effet de remonter le nombre de participants à 83, contre 50 en 2013. Toutefois, nous ne sommes pas revenus au rythme de croisière antérieur à 2011.
    • Arbre de Noël : Le spectacle de magie a été apprécié des petits et des grands.
    • Section danse Afro rythm’ : disparition de cette section par manque d’effectif (8 personnes).

L’année 2014 a été une année où plusieurs bénévoles ont fait ressentir une certaine lassitude ou un découragement en ce qui concerne le ratio entre l’effort à fournir et l’attractivité de certaines manifestations. L’enchainement des manifestations pouvant être trop dense autour de la période estivale (voir point spécifique à l’ordre du jour).

 

BILAN FINANCIER

L’année 2014 finit avec un excédent de 771,69 €, qui est constitué comme suit :

    • Excédent des manifestations : 1 678,03 €,
    • Subvention à la section tennis de table : 900 €
    • Déficit des sections : 338,93 € (subvention incluse)
    • La différence s’expliquant par les frais de fonctionnement, la variation des stocks, les investissements (gilets fluos) et les produits financiers.

Avec la dotation aux amortissements (3 332,40 €), notre résultat serait déficitaire de 2 571,50 €.
Le seul investissement en 2014 a été un lot de gilets fluo avec le nom de l’ALESCAA dessus.
La section « Tennis de table » nous a présenté son bilan prévisionnel 2015, qui fait apparaître un appel à subvention de 1 000 €. Cette subvention a été soumise au vote du CA et accordée par 14 voix pour et une abstention (le président de la section concernée).
La section danse Afro Rythm’ ayant stoppé son activité en cours d’année civile, le trésorier a présenté son « solde de tout compte » qui est déficitaire sur l’année comptable (année civile 2014), mais excédentaire sur l’année d’exercice (scolaire 2013 – 2014) qui correspond au rythme de la section. Ceci s’explique par le fait que les adhésions ont été faites fin 2013, en début de saison, mais sur l’exercice précédent.
Les bilans des sections sont conformes aux prévisions et ont été approuvés par 15 voix pour, à l’exception de la section cyclo qui n’a pas présenté un bilan « dans les règles de l’art ».

Le bilan financier 2014 et le prévisionnel 2015 ont été approuvés par 15 voix pour sur 15 du CA après quelques ajustements pour le provisionnel.

 

ELECTION DU BUREAU ET DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Aucun changement n’ayant été proposé (ni sortie, ni entrée), le vote a approuvé le maintien de l’ensemble des membres par 15 voix pour sur 15 du conseil d’administration.
A noter le fait que l’ensemble des membres du conseil d’administration étaient présents lors de l’AG, ce qui est assez rare car il est toujours difficile de trouver une date ou tout le monde est disponible.

Le bureau de l’association reste le suivant :
Président : François GAULTIER
Vice-Président : Vahram SERAIDARIAN
Trésorier : Marceau DIARD
Trésorier Adjoint : Serge CREPEAU
Secrétaire : Arnaud FISCHER
Secrétaire Adjointe : Florence GIRARD
Membre : Isabelle ROGRON

 

REFLEXION SUR LA VIABILITE DE CERTAINES MANIFESTATIONS

Comme abordé plus haut, certaines manifestations n’ont plus le succès de leurs débuts. De plus, leur concentration autour de la saison estivale fait qu’il y a une forte sollicitation des bénévoles. Les manifestations concernées sont la sortie canoë, le vide-greniers et la fête des sports.

Par conséquent, il a été présenté un tableau montrant pour chacune de ses manifestations :

    • Le résultat financier,
    • Le taux de participation,
    • Le nombre de bénévoles présents.

Il en est ressorti que le vide-grenier est une manifestation qui est financièrement risquée, sollicitant beaucoup de bénévoles (autour de 10), pendant une période où il a beaucoup d’absents et juste après la fête nationale.
Mais aussi que la sortie canoë n’apporte plus d’attrait et présente une participation en chute libre. Tout en ayant pour caractéristique que ce ne sont pas les habitants d’A-A qui en profite le plus.
Mais encore que la fête des sports a repris du souffle en retournant au stade, même si elle n’est pas remontée à son effectif des premières années (130 participants).
Dans le même temps, j’ai présenté le projet d’intervillage tel que décrit ultérieurement.

Après de nombreux échanges, nous avons convenu et voté à la majorité des participants (CA, bénévoles et invités) les principes suivants :

    • Abandon du vide-grenier. Si nous voulions le reprendre un jour, selon la chargée du calendrier de la revue spécialisée « Caldoche », la période où il y a le moins de concurrence tout en ayant encore un climat pas trop risqué est vers fin octobre.
    • Années impaires : Inter-villages à mi-septembre.
    • Années paires : canoë en juin et fête des sports à mi-septembre avec des animations l’après-midi en plus du concours de pétanque.

 

ECHANGES AVEC LES AUTRES ASSOCIATIONS EN VUE DE L’INTER-VILLAGES

Suite à l’appel du pied des présidents des associations d’Heudreville et Fontaine-Heudebourg pour recréer un intervillage, nous les avons rencontrés avec des membres des associations d’Ailly et La Croix Saint Leufroi. Il en est ressorti les principes suivants :

    • Date retenue : samedi 12 septembre 2015 (validée à l’occasion de l’AG de ce jour),
    • Nombre d’équipes : 4, quitte à ce que des villages se regroupent,
    • Village organisateur (pour raison de capacité financière et d’expérience) : Autheuil-Authouillet,
    • Participation des bénévoles de toutes les associations pour la préparation, et minimum 4 par association externes à A-A lors de la mise en place et du rangement le 12/09,
    • Les jeux devront être prévus pour toutes les générations,
    • Planning de la journée :
      • 8 h 30 – 10 h : Installation (chargement des véhicules la veille au soir),
      • 10 h – 12 h : Jeux,
      • 12 h – 14 h / 14 h 30 : Repas,
      • Jusqu’à 18 h : Jeux,
      • Au-delà (estimé 19 h 30) : Démontage et rangement.

Les prochaines réunions sont indiquées au calendrier.

 

SITE INTERNET

L’AG a été l’occasion de présenter l’avancement des travaux concernant la création du site internet.
Etant donné que le groupe ne se sent pas au niveau (disponibilité, compétences, etc) pour réaliser la création en autonomie, nous avons convenu de passer par un prestataire. Pour ce faire, un cahier des charges a été constitué et sera présenté aux quelques prestataires identifiés (3 à 4 noms récupérés par certains bénévoles ou auprès d’habitants d’A-A suite à l’appel fait lors de l’arbre de Noël). La consultation sera faite en début d’année, avec pour objectif une création sur 2015.

 

QUESTIONS DIVERSES

Une seule question a été posée lors de l’AG.
Les membres de la section cyclo ont fait part de leur souhait de participer au Théléthon en proposant des animations de type randonnées dans les environs.
Vu que le Téléthon est planifié le même week-end que notre « Arbre de Noël » et le repas des bénévoles, nous avons estimé que ce ne serait pas facile d’y participer au titre de l’association dans son ensemble. Toutefois, nous ne voyons pas d’objection à ce que la section demandeuse y participe et représente l’ALESCAA (surtout que les adhérents concernés n’ont plus l’âge de croire au père Noël et ne sont donc pas directement concernés par la remise des jouets).

 

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